Las acciones correctivas o preventivas son la herramienta principal con que cuentan los sistemas de gestión de la calidad para lograr la mejora continua, es por esto que es importante su implementación y ejecución dentro de una organización, para tal efecto foqus ACP ayuda para que todo el proceso sea de una manera sencilla, confiable y segura.

A continuación se describen las opciones con que cuenta el modulo:

Registro de una no conformidad.

• 1. Asigna automáticamente la personal que está levantando la no conformidad.
• 2. Solicita la persona que será responsable de atender la no conformidad.
• 3. En qué proceso se encontró la no conformidad.
• 4. Cuál es el origen de la no conformidad (Auditoria, Quejas, Etc.)
• 5. Como se clasifica la no conformidad (Mayor, Menor, etc.)
• 6. Requisito que no se cumple.
• 7. Descripción de la no conformidad encontrada.
• 8. Detalles de la evidencia de la no conformidad (área donde se encontró, registros que demuestran el incumplimiento, etc.)
• 9. Asignar una referencia que nos permita documentar si la no conformidad corresponde a un grupo de no conformidades encontradas en una auditoria, etc.
• 10. Configurar hasta 10 campos personalizados para información específica de la empresa.
• 11. Anexar evidencias de la No Conformidad (Fotos, Correos, etc.)
• 12. El sistema automáticamente establece una fecha de compromiso para atender esta no conformidad en base a un parámetro de tiempo que se define en el sistema.

Envío y recepción de una no conformidad.

Nos servirá para que una vez que se termine de documentar una no conformidad se envíe a la persona responsable de atenderla, generando automáticamente un correo electrónico para asegurar que el responsable se entera de que se le ha levantado una no conformidad. El responsable debe ingresar al sistema foqus ACP para recibir la no conformidad e iniciar el proceso para atenderla.

Asignar grupo de trabajo responsable para el análisis de causas.

Se definirán las personas que se deben involucrar en el análisis sistemático que se debe llevar a cabo para determinar la causa raíz de la no conformidad y de esta manera buscar la mejor solución a la no conformidad para eliminarla de fondo y evitar su recurrencia.

Mediante esta opción podemos enviar información por correo electrónico a los involucrados del lugar, fecha y hora para realizar el análisis de causa.

Descripción del problema.

Permite describir el problema en forma clara y precisa con hechos y datos contestando las preguntas que se plantean para asegurar que la No Conformidad está bien definida y esto nos lleve a la solución del problema.

Definir acción inmediata o corrección.

En caso que la no conformidad detectada requiera de una corrección inmediata se podrán asignar las acciones que se llevaran a cabo para corregirla, estableciendo que acción se requiere, quien la debe ejecutar y hasta cuando tienen de plazo para ejecutarla.

Una vez definida la acción para corregir la no conformidad se envía a las personas responsables de ejecutarlas, automáticamente se genera un aviso por correo electrónico para que estén enteradas de lo que deben realizar. Cuando las personas responsables han realizado las acciones asignadas se registra en el sistema la fecha en que se hicieron, se anexa la evidencia requerida y se marcan como terminadas.

En todo momento se tiene el control del estado en el que se encuentran las acciones asignadas, controlando el tiempo e informando automáticamente mediante las auto auditorias las acciones que se encuentren vencidas, escalando automáticamente los avisos al jefe inmediato cuando no se atienden.

Análisis de la causa.

Para que una acción correctiva o preventiva se a eficaz es necesario identificar perfectamente el problema para poder determinar la causa que genera dicha no conformidad, por lo que foqus ACP nos permite mediante el diagrama de Ishikawa o los Cinco ¿Por qué? Realizar el análisis de causas y de esta manera llegar a la raíz del problema.

Plan de acción para eliminar la no conformidad.

Una vez que conocemos cual es la causa que nos está generando la no conformidad en el sistema procedemos a definir las acciones que serán necesarias para eliminar la no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. En foqus ACP definimos cada una de las acciones especificando el detalle de la acción que se requiere, quien las debe de realizar y de cuánto tiempo dispone para atenderla.

Las acciones son enviadas a los encargados de atenderlas y automáticamente se genera un correo avisando que se le han enviado acciones que debe realizar para atender la no conformidad. Cuando el empleado entra a foqus ACP automáticamente le muestra una pantalla con las acciones que le han enviado para que las firme de recibido y proceda a atenderlas.

Cuando el empleado termina de realizar las acciones que le fueron asignadas, entra a foqus ACP para registrar que la acción ya ha sido terminada y avisa automáticamente al responsable mediante un correo electrónico. Si por alguna razón las acciones han rebasado el tiempo asignado foqus – ACP automáticamente genera un reporte de estas y si por alguna razón el responsable no las atiende escala automáticamente un mensaje al jefe inmediato. Cuando las personas responsables han realizado las acciones asignadas se registra en el sistema la fecha en que se hicieron, se anexa la evidencia requerida y se marcan como terminadas.

Una vez que las acciones definidas para atender la no conformidad se terminan, se envía automáticamente un correo al responsable de cerrarla avisando que las acciones ya se han terminado.

Evaluación y Cierre de una acción correctiva o preventiva

Una vez que se ha terminado de implementar el plan de acción definido para eliminar la no conformidad y se alcanza el tiempo establecido para la evaluación, se procede evaluar las acciones realizadas para verificar que se cumplen con lo planeado y que han eliminado de raíz la no conformidad, indicando si fue eficaz o no.

Felicitación al equipo

Enviar un correo electrónico felicitando al grupo que participo en el proceso para atender la no conformidad, el sistema automáticamente determina las personas que participaron en esta No Conformidad y genera el correo para enviarlo al equipo.

Consulta a las acciones correctivas y preventivas

En cualquier momento los usuarios podrán consultar el estatus en que se encuentra una acción correctiva o preventiva, así como la información que se ha generado para atenderla. El modulo cuenta con un mecanismo de seguridad que solo muestra las no conformidades en las que se encuentre involucrado, sin embargo el administrador de puede ver todas.