Permite consultar los documentos del sistema de gestión de la calidad (manual de calidad, procedimientos, instructivos, registros, etc.) asegurando que el personal no podrá imprimir ni copiar los documentos, además de mantenerlos en todo momento actualizados.
Aprobación electrónica
Mediante esta opción los usuarios involucrados en el proceso de aprobación del documento al ingresar al módulo les mostrará una lista con los documentos que deben firmar para aprobarlos, una vez que el usuario firma el documento es enviado al siguiente usuario que debe firmarlo, en caso que sea el último usuario el sistema termina el proceso de aprobación y deja listo el documento para liberarlo. En caso de que un usuario no este de acuerdo con el documento lo puede rechazar con los comentarios de los cambios necesarios para que hagan los cambios al documento y se vuelva a iniciar el proceso de aprobación.
Recibir un documento distribuido
Esta opción permite recibir los documentos que nos distribuyen, modifican o retiran en el sistema de gestión de la calidad, de una manera sencilla y que nos asegura que solo utilizaremos la versión vigente de los documentos, además de que en todo momento estaremos enterados de los cambios que tienen los documentos ya que al firmar el documento se muestra el motivo por el que se cambia, evitando con esto el problema que los usuarios no se enteran de los cambios que tienen los documentos. Al retirar un documento se informa del motivo por el que se retira y se elimina el acceso al documento para asegurar que no se utilizará un documento obsoleto.
Consulta de documentos
La consulta de documentos es el proceso que nos permite ver los documentos que hemos recibido y que requerimos para llevar a cabo nuestras actividades. Para consultar un documento basta con buscarlo y dar clic sobre el para que automáticamente el sistema lo muestre. Adicionalmente al ver el documento se cuenta con las siguientes opciones:- Mostar los elementos de la norma con que se relaciona el documento, para facilitar el conocimiento de la relación que tiene un documento contra el requisito de la norma, ya que muchas veces en las auditorias de certificación los usuarios no conocen esta relación y genera problemas.
- Consultar los motivos por los cuales el documento ha cambiado de revisión.
- Hacer sugerencias de mejoras al documento que está consultando, facilitando el proceso de comunicación y mejora ya que muchas veces esta información por no encontrar al responsable ya no se comenta o porque cuando se requiere no la encontramos.
- Ver los documentos que se relacionan con el documento actual, para facilitar la consulta de los documentos a que hace referencia el documento actual ya que solamente se tendrá que dar clic sobre el documento relacionado y el sistema los mostrará.
