Los registros son una parte fundamental para demostrar el funcionamiento y eficacia del sistema de gestión de la calidad, para facilitar el cumplimiento con los requisitos del control de registros foqus CNR cuenta con las siguientes opciones:

Crear un registro

Nos permite crear un registro en base a la copia que nos distribuyeron, conservando en todo momento el documento original, el sistema abre automáticamente el formato para que el usuario lo llene, el formato puede estar en Word o Excel. Si por alguna razón el usuario no termina de llenar el formato lo podrá guardar y quedara en proceso de elaboración hasta que lo termine, en cuanto se llena por completo se procede a definirlo como registro lo que permitirá que todos los usuarios que tengan acceso al registro lo puedan consultar.

Elaborar un registro.

Algunos registros requiere que sean llenados por distintas personas durante su proceso de elaboración, foqus CNR nos permite establecer un flujo que debe seguir un registro para su llenado, una vez que el usuario termina de llenar la información que le corresponde lo envía al siguiente usuario, así sucesivamente hasta que se termine de llenar.

Aprobación un registro.

Algunos registros requieren que se firmen para validar el contenido, para este caso se procede a definir los usuarios que deberán firmar el registro, una vez que se termina de firmar estará disponible para que los usuarios que tengan acceso lo pueda consultar. En cualquier momento si algún usuario no está de acuerdo se podrá regresar para hacer los cambios necesarios y volver a iniciar el proceso de aprobación.

Duplicar un registro

Esta opción no permitirá generar un registro en base a otro que tenemos generado en el sistema con la finalidad de ahorrarnos tiempo al momento de la captura ya que podemos utilizar como base para el nuevo registro la información anterior.

Importar y exportar registros

El importar un registro nos será útil para cargar al sistema los registros que por alguna razón se generaron fuera del sistema, por ejemplo un registro que se llena manualmente y se requiere administrar en el sistema se escanea y se carga o un contrato que requiere que esté firmado.

La opción de exportar nos ayudara a poder descargar del sistema un registro para poder enviarlo a alguna persona externa que lo solicita.

Enviar registro al archivo muerto

El sistema automáticamente determina el tiempo que debe permanecer el registro en el archivo del usuario antes de enviarlo al archivo muerto en base a los tiempos de retención establecidos en el sistema. Una vez que se vence el tiempo que el registro debe permanece en el archivo el sistema envía una relación de los registros que deben ser enviados al archivo muerto para solicitar confirmación al usuario.

Disposición del registro

Cuando los registro cumplen el tiempo que deben permanecer en el archivo muerto se envía una lista con todos los registros que han cumplido el tiempo de retención para que el usuario confirme la disposición que se ha configurado al registro y de esta manera se mantenga depurado el archivo muerto.