El módulo foqus – DOC te permitirá llevar el control de los documentos en papel, electrónicamente o en ambos (papel y electrónico), conocer en cada momento el estado actual que tiene un documento (lista maestra de documentos) y mantener actualizados los documentos distribuidos del sistema.

Alta de un documento

Permitirá agregar al sistema los documentos que requiere para cumplir con los requisitos de las normas de referencia, asegurando la identificación única del documento mediante un código que no se podrá repetir, evitando con esto el problema de tener códigos duplicados. Además se asignará el título del documento, el nivel de revisión, fecha de revisión, si el documento es interno o externo, el tipo de documento que es, entre otros datos necesarios. A cada documento se le podrá asociar el proceso que cumple y los elementos de la norma en los que aplica el documento.

Elaboración de documentos

Esta opción nos facilita el proceso de elaboración de los documentos ya que nos permite asignar la persona encargada de hacer el documento y el tiempo que tienen para hacerlo, así como al crear una nueva revisión el sistema envía automáticamente la revisión actual para que se tome como base para hacer la siguiente revisión del documento.

Los usuarios entran al módulo de foqus – CDO "Cosulta de Documetos" que les permitirá elaborar el documento y una vez que esté listo enviarlo al proceso de aprobación electrónica.

Flujo de aprobación de un documento

Mediante esta opción se podrá definir el flujo que debe seguir un documento para que sea aprobado y pueda ser liberado para su uso en el sistema de gestión de la calidad. Esta opción se complementa con el módulo de foqus – CDO "Cosulta de Documetos" que nos permite que los usuarios entren al sistema y firmen sus documentos si están de acuerdo o los rechacen solicitando las correcciones que consideren necesarias, una vez que el documento fue firmado queda listo para utilizarlo. Cabe mencionar que también puede utilizar el método de aprobación en papel en caso que no aplique la aprobación electrónica.

Distribución de un documento

Este proceso nos permitirá realizar la distribución de las copias tanto electrónicas como en papel requeridas para el funcionamientos del sistema de gestión de la calidad, asegurándonos en todo momento que las copias se encuentran en el lugar donde son requeridas y que se cuenta con la versión actual evitando el uso de copias obsoletas.

Cambio de nivel de revisión

Cuando sea necesario cambiar un documento, una vez que este ha sido aprobado, se procederá a realizar el cambio de nivel de revisión que nos permitirá enviar el documento actual a los documentos obsoletos y dejar vigente la versión que se acaba de aprobar.

El sistema automáticamente cambia el acceso al documento a los que lo tiene distribuido electrónicamente y genera la lista de los usuarios a los que se les debe cambiar la copia controlada que tienen en papel, esto nos permite asegurar que los usuarios contaran con la versión actual.

Retiro de un documento

Una vez que se determina que un documento ya no se utilizara más en el sistema de gestión de la calidad se procede a realizar el proceso de retiro de un documento, mediante este proceso se asigna el estatus de retirado al documento para identificarlo como obsoleto y no utilizarlo más, así mismo se quita el acceso al documento a los que lo tienen distribuido electrónicamente y un listado de los usuarios que tiene una copia controlada en papel, esto nos permite asegurar que nadie puede utilizar un documento obsoleto en el sistema de gestión de la calidad.

Vigencia de los documentos

Esta opción nos relacionara los documentos a los que se les ha vencido el tiempo de vigencia que se les asigno para realizarles una revisión, al ingresar a esta opción automáticamente se muestran los documentos que se ha vencido su vigencia y se requiere que se haga una revisión al documento.

Desde esta función se puede enviar el documento al responsable para que haga una revisión y en caso que no aplique revalidar un periodo más la vigencia del documento, evitando con esto hacer trabajo que no agrega valor.

Auto auditorias

Este módulo cuenta con una serie de auditorías que se ejecutan automáticamente para asegurar el cumplimiento de los requisitos configurados en el sistema asegurando en todo momento que se cumple con el control de documentos. Esta es una herramienta que a nuestros usuarios les ha permitido ahorrar mucho tiempo ya que automáticamente se enteran de los problemas que tienen en el control de documentos y se dan a la tarea de solucionarlos evitando con esto cualquier problema en las auditorías internas y externas, así como contar con un sistema eficiente para el control de documentos.

Descentralización de los documentos

Se cuenta con la facilidad de descentralizar la administración de los documentos de una forma sencilla y segura, al configurar usuarios en el sistema que solo podrán administrar y controlar los documentos que corresponden a su departamento. Existe un administrador general que podrá administrar y controlar todos los documentos del sistema de gestión de la calidad.