Acciones Correctivas – foqus ACP
DESCRIPCIÓN
Nos permite controlar y administrar el proceso necesario para eliminar las causas reales o potenciales de una no conformidad, evitando con esto que se vuelvan a repetir, ayudando a la empresa a lograr la mejora continua y cumpliendo en todo momento con los requisitos de las normas ISO 9000.
Con una interfaz sencilla y amigable, un control en cada uno de los tiempos requeridos para atender la no conformidad, comunicación automática por medio de correos electrónicos, el diagrama de Ishikawa y los cinco ¿Por qué? como herramientas para el análisis de causas, el seguimiento y control a cada una de la acciones necesarias para atender la no conformidad poniendo énfasis en el cumplimiento de los tiempos y los avisos automáticos de los problemas que detecta el sistema, foqus ACP nos facilitan el control y administración de una no conformidad desde que se detecta hasta que se cierra.
Es por todo esto que foqus ACP es un aliado importante y eficaz para lograr la mejora continua en su empresa.
Solicita un demo mediante el cual te mostraremos el funcionamiento y alcance de foqus ACP acciones correctivas para que puedas evaluar si cumple con tus necesidades, la demo tiene una duración aproximada de una hora y la hacemos por Microsoft Teams o algún software que utilices para reuniones por internet.
Beneficios que obtienen las organizaciones al implantar foqus ACP
Incrementa la productividad de la empresa al atender a tiempo cualquier no conformidad detectada.
Disminuir costos al minimizar los reproceso que se tienen que hacer para corregir las no conformidades.
Reducción del tiempo requerido para la administración y control de las acciones correctivas y preventivas.
Eliminar el problema de acciones que no se atienden a tiempo.
Incrementar la comunicación entre los involucrados en una no conformidad.
Facilitar la mejora continua en la empresa.
Funciones principales del sistema
- Registro de una no conformidad detectada en el sistema.
- Envío y recepción de las no conformidades.
- Asignar el grupo de trabajo responsable de analizar las causas que originan la no conformidad.
- Descripción del problema.
- Definir la acción inmediata o corrección a la no conformidad, si aplica.
- Realizar el análisis de la causa para determinar la causa raíz de la no conformidad.
- Documentar la causa raíz de la no conformidad.
- Establecer el plan de acción que se debe ejecutar para eliminar la no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.
- Seguimiento y control de cada una de las acciones para asegurar que se atiende en tiempo y forma.
- Anexar la evidencia necesaria al terminar la acción.
- Evaluación de la acción correctiva o preventiva para determinar si las acciones fueron eficaces.
- Felicitación al equipo de trabajo.
- Escalar automáticamente un mensaje al jefe inmediato cuando el responsable tiene una acción vencida.
- Consulta electrónica de la información generada durante el proceso, incluyendo las evidencias que se hayan anexado.
CARACTERÍSTICAS
Las acciones correctivas son la herramienta principal con que cuentan los sistemas de gestión de la calidad para incrementar la productividad, disminuir los costos y mejorar continuamente los procesos, es por esto que es importante su implementación y ejecución dentro de una organización, para tal efecto foqus ACP ayuda para que todo el proceso sea de una manera sencilla, confiable y segura.
Registro de una no conformidad.
- Asigna automáticamente la personal que está levantando la no conformidad.
- Solicita la persona que será responsable de atender la no conformidad.
- En qué proceso se encontró la no conformidad.
- Cuál es el origen de la no conformidad (Auditoria, Quejas, Etc.)
- Como se clasifica la no conformidad (Mayor, Menor, etc.)
- Requisito que no se cumple.
- Descripción de la no conformidad encontrada.
- Detalles de la evidencia de la no conformidad (área donde se encontró, registros que demuestran el incumplimiento, etc.)
- Asignar una referencia que nos permita documentar si la no conformidad corresponde a un grupo de no conformidades encontradas en una auditoria, etc.
- Configurar hasta 10 campos personalizados para información específica de la empresa.
- Anexar evidencias de la No Conformidad (Fotos, Correos, etc.)
- El sistema automáticamente establece una fecha de compromiso para atender esta no conformidad en base a un parámetro de tiempo que se define en el sistema.
Envío y recepción de una no conformidad.
Nos servirá para que una vez que se termine de documentar una no conformidad se envíe a la persona responsable de atenderla, generando automáticamente un correo electrónico para asegurar que el responsable se entera de que se le ha levantado una no conformidad. El responsable debe ingresar al sistema foqus ACP para recibir la no conformidad e iniciar el proceso para atenderla.
Asignar grupo de trabajo para atender la no conformidad.
Envío y recepción de una no conformidad.
Se definirán las personas que se deben involucrar en el análisis sistemático que se debe llevar a cabo para determinar la causa raíz de la no conformidad y de esta manera buscar la mejor solución a la no conformidad para eliminarla de fondo y evitar su recurrencia.
Mediante esta opción podemos enviar información por correo electrónico a los involucrados del lugar, fecha y hora para realizar el análisis de causa.
Descripción del problema.
Definir acción inmediata o corrección.
En caso que la no conformidad detectada requiera de una corrección inmediata se podrán asignar las acciones que se llevaran a cabo para corregirla, estableciendo que acción se requiere, quien la debe ejecutar y hasta cuando tienen de plazo para ejecutarla.
Una vez definida la acción para corregir la no conformidad se envía a las personas responsables de ejecutarlas, automáticamente se genera un aviso por correo electrónico para que estén enteradas de lo que deben realizar. Cuando las personas responsables han realizado las acciones asignadas se registra en el sistema la fecha en que se hicieron, se anexa la evidencia requerida y se marcan como terminadas.
En todo momento se tiene el control del estado en el que se encuentran las acciones asignadas, controlando el tiempo e informando automáticamente mediante las auto auditorias las acciones que se encuentren vencidas, escalando automáticamente los avisos al jefe inmediato cuando no se atienden.
Análisis de la causa.
Para que una acción correctiva o preventiva se a eficaz es necesario identificar perfectamente el problema para poder determinar la causa que genera dicha no conformidad, por lo que foqus ACP nos permite mediante el diagrama de Ishikawa o los Cinco ¿Por qué? Realizar el análisis de causas y de esta manera llegar a la raíz del problema.
Plan de acción para eliminar la no conformidad.
Una vez que conocemos cual es la causa que nos está generando la no conformidad en el sistema procedemos a definir las acciones que serán necesarias para eliminar la no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. En foqus ACP definimos cada una de las acciones especificando el detalle de la acción que se requiere, quien las debe de realizar y de cuánto tiempo dispone para atenderla.
Las acciones son enviadas a los encargados de atenderlas y automáticamente se genera un correo avisando que se le han enviado acciones que debe realizar para atender la no conformidad. Cuando el empleado entra a foqus ACP automáticamente le muestra una pantalla con las acciones que le han enviado para que las firme de recibido y proceda a atenderlas.
Cuando el empleado termina de realizar las acciones que le fueron asignadas, entra a foqus ACP para registrar que la acción ya ha sido terminada y avisa automáticamente al responsable mediante un correo electrónico. Si por alguna razón las acciones han rebasado el tiempo asignado foqus – ACP automáticamente genera un reporte de estas y si por alguna razón el responsable no las atiende escala automáticamente un mensaje al jefe inmediato. Cuando las personas responsables han realizado las acciones asignadas se registra en el sistema la fecha en que se hicieron, se anexa la evidencia requerida y se marcan como terminadas.
Una vez que las acciones definidas para atender la no conformidad se terminan, se envía automáticamente un correo al responsable de cerrarla avisando que las acciones ya se han terminado.
Evaluación y cierre de una No Conformidad
Lecciones aprendidas
Felicitación al equipo
Enviar un correo electrónico felicitando al grupo que participo en el proceso para atender la no conformidad, el sistema automáticamente determina las personas que participaron en esta No Conformidad y genera el correo para enviarlo al equipo.
Seguimiento a las no conformidades
Consulta a las No Conformidades
Enviar reporte de no conformidad al cliente u organismo certificador
Actividades
Cuenta con una opción adicional que permite registrar problemas que se detectan en la organización, pero que no requieren de un análisis sistémico para atenderlos, es suficiente con asegurar que el problema se resuelve.
Para atender esta necesidad se cuenta con esta opción que nos permite:
- Registrar un problema y el usuario que ejecutara la actividad para resolverlo.
- Envío y recepción de la actividad por el usuario responsable de ejecutarla.
- Realizar la actividad por el usurario responsable y anexar evidencia en caso de ser necesario.
- Verificación de la actividad realizada por el usuario que la solicito.
- Agregar planes de trabajo desde una hoja de Excel para facilitar la captura de las actividades.
Consulta a las acciones correctivas y preventivas
En cualquier momento los usuarios podrán consultar el estatus en que se encuentra una acción correctiva o preventiva, así como la información que se ha generado para atenderla. El modulo cuenta con un mecanismo de seguridad que solo muestra las no conformidades en las que se encuentre involucrado, sin embargo el administrador de puede ver todas.
REQUERIMIENTOS DEL SERVIDOR
Sistema operativo
Windows Server 2016 o posterior.
Memoria RAM
Mínimo 8 GB deseable 16GB.
Base de datos SQL Server
2016 o posterior.
.Net Framework
Versión 4.8
REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS:
Sistema operativo
Windows 10 o posteriores
Memoria RAM
8 GB.
Procesador
Pentium 4 o posterior.
Office
2007 o superior
Acrobat
Acrobat Reader DC
.Net Framework
Versión 4.8
RECOMENDACIONES
Caja Popular Mexicana
..nos es grato recomendar el software por los beneficios que nos ha proporcionado tanto en el control, resguardo, seguridad y administración de la documentacion de nuestra empresa.
Alejandro Atilano Bucio
Jefe de Procesos y Calidad
Entidad Mexicana de Acreditación
…gracias a este nos ha sido posible efectuar la automatizacón del control, distribución, consulta y emisión de documentos… su flexibilidad y funcionalidad, cubren las necesidades del esquema que aplica a organizaciones como la nuestra.
Rogelio Martinez Macias
Coordinador de Gestión de Sistemas
Swissmex
El sistema FOQUS nos ah proporcionado grandes beneficios… Hemos tenido auditorias de tercera parte del ramo automotriz expresando lo siguiente ” Con el sistema FOQUS se da el 100% cabal cumplimiento al control de la documentacion de la ISO TS 16949.”
Ing. Juan José Correa Hernández
Gerente de Aseguramiento de la Calidad