Auditorías C-TPAT – foqus CTP
DESCRIPCIÓN
El módulo foqus CTP nos permitirá llevar el control y seguimiento de las auditorías a la norma C-TPAT, permitiéndonos definir las listas de verificación que se van a utilizar para hacer la auditoría, así como llevando el control de cada una de las actividades que se deben realizar en la auditoría para validar el nivel de cumplimiento de la norma C-TPAT por parte del socio comercial y determinando las contramedidas que se deben implementar para eliminar las no conformidades encontradas. A demás permitirá controlar los documentos del expediente del socio comercial para asegurar que sus documentos están actualizados.
Es por todo esto que foqus CTP es un aliado importante y eficaz para facilitar la administración y control de las auditorías de la norma C-TPAT.
Beneficios que obtienen las organizaciones al implantar foqus CTP
Contar con el expediente actualizado del socio comercial
Programación automática de las fechas de las auditorías
Ahorro de tiempo en la gestión de las auditorías
Eliminar riesgos al cumplir con los requisitos de la norma C-TPAT
Funciones principales de foqus CTP
- Configuración de las listas de verificación para las auditorías.
- Lista de documentos para integrar el expediente del socio comercial.
- Alta de socios comerciales a los que se va a aplicar la auditoría.
- Control de los documentos que integran el expediente del socio comercial.
- Plan anual de auditorías.
- Programar la auditoría del socio comercial en la fecha establecida.
- Enviar notificación al socio comercial de la fecha de la auditoría.
- Agenda de las actividades que se van a llevar a cabo en la auditoría.
- Enviar el cuestionario de las preguntas que se van a hacer al socio comercial de acuerdo con el giro.
- Programar las actividades que se van a desarrollar el día de la auditoría.
- Lista de asistencia de los involucrados en la auditoría.
- Registrar los hallazgos encontrados en la auditoría.
- Obtener los resultados de las auditorías.
- Generar las No Conformidades encontradas en las auditorías.
- Gestión de contramedidas para eliminar las no conformidades.
- Cierre de la auditoría.
CARACTERÍSTICAS
Se facilitará la administración de las auditorías de C-TPAT al contar con la información de las listas de verificación que se van a utilizar en la auditoría al socio comercial de acuerdo con su giro, el control en cada una de las etapas que se deben realizar en la auditoría, así como el seguimiento a las contramedidas requeridas para eliminar las no conformidades encontradas en la auditoría. Además de mantener actualizado el expediente del socio comercial con los documentos que requiere.
A continuación, se describen las opciones con que cuenta el módulo foqus CTP
Listas de verificación.
Nos servirá para definir el cuestionario que se va a aplicar en la auditoría de C-TPAT para validar el cumplimiento de los requisitos por parte de los socios comerciales, para esto se definirán para cada una de las secciones de la norma C-TPAT las preguntas que se van a hacer durante la auditoría asignando un valor a cada pregunta.
Documentos requeridos
Proceso de auditoría
Socios comerciales
Plan de auditorías
Gestión de auditorías
Mediante esta opción se va a llevar el control de las actividades que se deben realizar para llevar a cabo la auditoría con el socio comercial, el proceso que se sigue es el siguiente:
- Carta inicial – Se notifica al socio comercial mediante una carta la fecha en que se va llevar acabo la auditoria.
- Auditores – Se define que auditores serán los encargados de llevar a cabo la auditoría.
- Agenda – Se establecen las actividades que se llevarán a cabo durante la auditoría.
- Cuestionario – Se envía al socio comercial el cuestionario que se va a aplicar durante la auditoría.
- Lista de asistencia – Se definen los participantes en la auditoría.
- Respuestas al cuestionario – Una vez que se realizo la auditoría se carga la información obtenida durante la auditoría para evaluar el cumplimiento de los requisitos por parte del socio comercial.
- No conformidad – En base al resultado obtenido en la auditoría se determinan las no conformidades detectadas para establecer las contramedidas que se deben hacer para eliminar la no conformidad.
- Minuta – Se genera el informe con los resultados de la auditoría para que se revise y autorice por los responsables de la empresa para notificar al socio comercial del resultado obtenido en la auditoría.
- Contramedidas – Se envían al socio comercial las contramedidas solicitadas para eliminar la no conformidad.
Contramedidas
Cierre de auditoría
Cuando las contramedidas ya fueron atendidas y se registraron en foqus CTP se puede cerrar la auditoría, para hacer el cierre de la auditoría se envía una carta al socio comercial indicándole que la auditoría se ha cerrado y dependiendo del resultado del cumplimiento de los requisitos de la norma C-TPAT se programa la fecha de la siguiente auditoría con base en los criterios establecidos de acuerdo a los puntos obtenidos en la auditoría.
Relación de auditorías
REQUERIMIENTOS DEL SERVIDOR
Sistema operativo
Windows Server estándar versión 2016 o posterior.
Office 365
Word, Excel y PowerPoint
Base de datos SQL Server
Versión 2016 o posterior, puede ser la versión express.
ASP.Net
ASP.Net Core 6
IP
IP o nombre de ruta para accesar a foqus.
REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS:
Sistema operativo
Usuarios con Sistema Windows, Mac o Linux
Tablet
Usuarios con Tablet (Android o iOS)
Móvil
Usuarios con Celular (Android o iOS)
Browser
Chrome, Edge, Safari o Firefox
RECOMENDACIONES
Caja Popular Mexicana
..nos es grato recomendar el software por los beneficios que nos ha proporcionado tanto en el control, resguardo, seguridad y administración de la documentacion de nuestra empresa.
Alejandro Atilano Bucio
Jefe de Procesos y Calidad
Entidad Mexicana de Acreditación
…gracias a este nos ha sido posible efectuar la automatizacón del control, distribución, consulta y emisión de documentos… su flexibilidad y funcionalidad, cubren las necesidades del esquema que aplica a organizaciones como la nuestra.
Rogelio Martinez Macias
Coordinador de Gestión de Sistemas
Swissmex
El sistema FOQUS nos ah proporcionado grandes beneficios… Hemos tenido auditorias de tercera parte del ramo automotriz expresando lo siguiente ” Con el sistema FOQUS se da el 100% cabal cumplimiento al control de la documentacion de la ISO TS 16949.”
Ing. Juan José Correa Hernández
Gerente de Aseguramiento de la Calidad