Consulta de documentos – Foqus CDO
DESCRIPCIÓN
Foqus – CDO, consulta de documentos, mediante este módulo los usuarios podrán elaborar, revisar, aprobar y consultar los documentos del sistema de gestión de la calidad, cuando sea necesario crear o modificar un documento, el usuario elabora el documento y una vez que lo termina lo envía a un grupo de usuarios para que lo revisen, ya que el documento esta revisado se pasa a los usuarios que tienen que aprobarlo para autorizar el uso del documento. También nos permite recibir las nuevas copias que nos asignan, así como las copias que se modifican o retiran de una manera sencilla y amigable para estar enterado de los cambios que tienen los documentos. En todo momento se podrá consultar los documentos que el usuario ha recibido, llevando una estadística para conocer su uso. Adicionalmente tiene opción para consultar los documentos que tiene relacionados el documento actual, ver las normas y elementos de las normas a las que aplica el documento, así como una opción que permite registrar sugerencias de mejoras.
Es por eso que foqus – CDO ha demostrado ser eficaz en el control para la elaboración y consulta de documentos, al automatizar el proceso requerido para crear o modificar un documento y al no permitir a los usuarios guardar o imprimir documentos cuando los consultan.
Solicita un demo mediante el cual te mostraremos el funcionamiento y alcance de foqus CDO consulta de documentos para que puedas evaluar si cumple con tus necesidades, la demo tiene una duración aproximada de una hora y la hacemos por Microsoft Teams o algún software que utilices para reuniones por internet.
Beneficios que obtienen las organizaciones al implantar foqus CDO
Menor tiempo requerido al aprobar un documento, ya que el sistema automáticamente controla el flujo de aprobación y envía el documento a la siguiente persona que debe firmarlo, hasta completar las firmas requeridas.
Minimizar el costo de la entrega de copias controladas, al realizarse este proceso de manera electrónica y controlado automáticamente por el software.
Eliminar el costo del papel, copias, toner, etc. al distribuir electrónicamente el documento.
Seguridad de que los documentos se encuentran actualizados y disponibles en el lugar donde se utilizan.
Funciones principales del sistema
- Elaborar un documento
- Revisar un documento
- Aprobación electrónica de documentos.
- Recibir los documentos que se ha distribuido, modificado o retirado.
- Consultar los documentos.
- Ver documentos relacionados.
- Conocer las normas y elementos de la norma que aplican al documento.
- Registrar sugerencias al documento para mejorar los procesos.
CARACTERÍSTICAS
Elaboración del documento
Revisión del documento
Aprobación del documento
Recibir un documento
Consulta de documentos
La consulta de documentos es el proceso que nos permite ver los documentos que hemos recibido y que requerimos para llevar a cabo nuestras actividades. Para consultar un documento basta con buscarlo y dar clic sobre el para que automáticamente el sistema lo muestre. Adicionalmente al ver el documento se cuenta con las siguientes opciones:
- Mostar los elementos de la norma con que se relaciona el documento, para facilitar el conocimiento de la relación que tiene un documento contra el requisito de la norma, ya que muchas veces en las auditorias de certificación los usuarios no conocen esta relación y genera problemas.
- Consultar los motivos por los cuales el documento ha cambiado de revisión.
- Hacer sugerencias de mejoras al documento que está consultando, facilitando el proceso de comunicación y mejora ya que muchas veces esta información por no encontrar al responsable ya no se comenta o porque cuando se requiere no la encontramos.
- Ver los documentos que se relacionan con el documento actual, para facilitar la consulta de los documentos a que hace referencia el documento actual ya que solamente se tendrá que dar clic sobre el documento relacionado y el sistema los mostrará.
REQUERIMIENTOS DEL SERVIDOR
Sistema operativo
Windows Server 2016 o posterior.
Memoria RAM
Mínimo 8 GB deseable 16GB.
Base de datos SQL Server
2016 o posterior.
.Net Framework
Versión 4.8
REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS:
Sistema operativo
Windows 10 o posteriores
Memoria RAM
8 GB.
Procesador
Pentium 4 o posterior.
Office
2007 o superior
Acrobat
Acrobat Reader DC
.Net Framework
Versión 4.8
RECOMENDACIONES
Caja Popular Mexicana
..nos es grato recomendar el software por los beneficios que nos ha proporcionado tanto en el control, resguardo, seguridad y administración de la documentacion de nuestra empresa.
Alejandro Atilano Bucio
Jefe de Procesos y Calidad
Entidad Mexicana de Acreditación
…gracias a este nos ha sido posible efectuar la automatizacón del control, distribución, consulta y emisión de documentos… su flexibilidad y funcionalidad, cubren las necesidades del esquema que aplica a organizaciones como la nuestra.
Rogelio Martinez Macias
Coordinador de Gestión de Sistemas
Swissmex
El sistema FOQUS nos ah proporcionado grandes beneficios… Hemos tenido auditorias de tercera parte del ramo automotriz expresando lo siguiente ” Con el sistema FOQUS se da el 100% cabal cumplimiento al control de la documentacion de la ISO TS 16949.”
Ing. Juan José Correa Hernández
Gerente de Aseguramiento de la Calidad