Control de Documentos - foqus DOC
DESCRIPCIÓN
En tu día a día te has dado cuenta que el control de documentos no es tarea fácil, para mantener tus documentos actualizados se requiere de mucho tiempo para dar el seguimiento a la elaboración, revisión, aprobación y distribución de tus documentos, lo que ocasiona que tus documentos no estén actualizados o que tus usuarios utilicen una versión obsoleta y esto te genere no conformidades al producir tu producto, prestar tu servicio o en tus auditorias.
Si en tus auditorias encuentras cualquiera de los siguientes problemas con tu control de documentos:
- Tu documento dice una cosa y en tu día a día haces otra porque tu documento no esta actualizado.
- Si en tu auditoria tus usuarios muestran documentos con distintas versiones del mismo documento.
- Si tienes documentos que se deben revisar con cierta frecuencia y cuando te das cuenta ya se te paso la fecha en que debías revisarlo.
- Cuando cambias un documento y este cambio requiere que se modifiquen otros documentos y no haces las modificaciones requeridas.
- Si en tus auditorias el auditor te pide un documento y no se lo puedes mostrar.
Si algunas de estas situaciones se te han presentado con tu control de documentos, es tiempo que busques una opción que te permita minimizar o eliminar estos problemas y que te facilite la administración y control de documentos.
Te invitamos a que nos des la oportunidad de mostrarte como foqus DOC control de documentos te puede ayudar a eliminar estos problemas.
Beneficios que obtendrás con la implementación de foqus DOC control de documentos:
Eliminaras el problema que tus usuarios utilicen documentos obsoletos para hacer su trabajo.
Aseguraras que tus documentos estarán actualizados con las últimas modificaciones realizadas a tus procesos.
Tus usuarios podrán consultar en cualquier momento los documentos que necesiten para hacer su trabajo.
Eliminaras el problema de documentos que no se revisan a tiempo cuando cumplen su vigencia.
Aseguraras que cuando se cambia un documento, este cambio se realice en todos los documentos relacionados.
Reducirás el tiempo requerido para la elaboración, revisión, aprobación y distribución de tus documentos.
Podrás controlar y administrar los documentos de origen externo.
Incrementaras la productividad al evitar errores por utilizar documentos obsoletos.
A la fecha foqus DOC ha demostrado ser una herramienta robusta y eficiente para el control de documentos ya que en más de 20 años que la han utilizado nuestros clientes no han tenido una no conformidad al control de documentos, más aún algunos de nuestros clientes nos comentan que en su auditoría ni siquiera les revisaron el control de documentos.
Solicita un demo mediante el cual te mostraremos el funcionamiento y alcance de foqus DOC control de documentos para que puedas evaluar si cumple con tus necesidades, la demo tiene una duración aproximada de una hora y la hacemos por Microsoft Teams o algún software que utilices para reuniones por internet.
Funciones principales de foqus DOC control de documentos
- Alta de los documentos internos y externos requeridos en el sistema de gestión de la calidad.
- Controlar el proceso de elaboración, revisión, aprobación y distribución de los documentos.
- Distribución de documentos para consulta en electrónico o en papel.
- Imprimir la copias controladas en papel con su marca de agua y la lista de distribución.
- Mantener actualizados las distribuiciones en papel y electrónico al realizar cambios en los documentos.
- Control del retiro de copias distribuidas en papel y electrónico cuando el documento ya no se utilizará, asegurando que los usuarios no utilizarán documentos obsoletos.
- Controlar las fechas programadas para hacer las revisiones a los documentos de acuerdo a la vigencia establecida.
- Al cambiar un documento controlar todos los documentos que puede afectar el cambio del documento.
- Auto auditorias para determinar problemas relacionados con el control de documentos.
- Descentralización de la administración de los documentos, permitiendo que cada departamento de la organización administre sus documentos.
CARACTERÍSTICAS
Foqus – DOC, control de documentos, les facilitará la administración y control de los documentos de su sistema de gestión de la calidad, asegurando en todo momento que los documentos se encuentran actualizados y disponibles donde se requieren evitando el uso de documentos obsoletos. Mediante foqus podrás crear o modificar un documento siguiendo el proceso para elaborar, revisar y aprobar un documento y una vez que el documento es aprobado se distribuirá electrónicamente el documento a los usuarios que lo requieran, así como copias controladas en papel de ser requeridas, realizar los cambios de versión de los documentos cuando sea necesaria una modificación y el retiro del documento cuando ya no se use más. Adicionalmente foqus – DOC es capaz de controlar las revisiones a los documentos ya sea porque se venció la vigencia o por cambios en los documentos relacionados informando oportunamente que el documento requiere una revisión. Si utiliza distribución en papel se podrán imprimir las copias controladas directamente desde foqus identificándolas con una marca de agua y generando el reporte para hacer la entrega de los documentos.
Alta de un documento
Elaboración de documentos
Revisión de un documento
Mediante esta opción se enviará el documento a un grupo de usuarios que revisarán el documento antes de que se apruebe para ver si cumple con las necesidades de la actividad que se está documentando, los usuarios encargados de revisar el documento entran al módulo de foqus – CDO «Consulta de Documentos» para verificar que los documentos cumplen con las necesidades de la actividad que se está documentando, en caso de requerir alguna modificación se avisa al usuario responsable de elaborar para que haga los cambios requeridos.
Aprobación de un documento
Distribución de un documento
Cambio de un documento
Retiro de un documento
Revisión por vigencia de un documento
Revisión por cambio de un documento
Auto auditorias
Descentralización de los documentos
REQUERIMIENTOS DEL SERVIDOR
Sistema operativo
Windows Server 2016 o posterior.
Memoria RAM
Mínimo 8 GB deseable 16GB.
Base de datos SQL Server
2016 o posterior.
.Net Framework
Versión 4.8
REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS:
Sistema operativo
Windows 10 o posteriores
Memoria RAM
8 GB.
Procesador
Pentium 4 o posterior.
Office
2007 o superior
Acrobat
Acrobat Reader DC
.Net Framework
Versión 4.8
RECOMENDACIONES
Caja Popular Mexicana
..nos es grato recomendar el software por los beneficios que nos ha proporcionado tanto en el control, resguardo, seguridad y administración de la documentacion de nuestra empresa.
Alejandro Atilano Bucio
Jefe de Procesos y Calidad
Entidad Mexicana de Acreditación
…gracias a este nos ha sido posible efectuar la automatizacón del control, distribución, consulta y emisión de documentos… su flexibilidad y funcionalidad, cubren las necesidades del esquema que aplica a organizaciones como la nuestra.
Rogelio Martinez Macias
Coordinador de Gestión de Sistemas
Swissmex
El sistema FOQUS nos ah proporcionado grandes beneficios… Hemos tenido auditorias de tercera parte del ramo automotriz expresando lo siguiente ” Con el sistema FOQUS se da el 100% cabal cumplimiento al control de la documentacion de la ISO TS 16949.”
Ing. Juan José Correa Hernández
Gerente de Aseguramiento de la Calidad